Temi di interesse
2. TRATTAMENTO ECONOMICO DEL LAVORATORE IN TRASFERTA
3. TRATTAMENTO FISCALE DELLE SPESE DI TRASFERTA
LA GESTIONE DELLA MOBILITA’: RIMBORSI KM E AUTO AD USO PROMISCUO.
6. NOVITA’ RELATIVE AL FRINGE BENEFIT AUTO DAL 2025.
In assenza di una definizione legale, per trasferta o missione deve intendersi lo spostamento temporaneo del lavoratore presso un luogo diverso rispetto all’abituale sede di lavoro cui lo stesso è assegnato e ove esegue abitualmente l’attività lavorativa.
Per potersi configurare come trasferta, lo spostamento deve mantenere le seguenti caratteristiche:
La trasferta è generalmente disciplinata dai contratti collettivi applicati al rapporto di lavoro, ma la volontà del datore di lavoro di mandare in trasferta il lavoratore – quale espressione del potere direttivo – non incontra limiti specifici se non quello prescritto dall’art. 41 Cost. e riferibile al rispetto della dignità del lavoratore.
Il lavoratore in trasferta ha diritto alla retribuzione spettante per l’attività lavorativa svolta nella misura prevista dal contratto individuale di lavoro – e comunque non inferire al trattamento minimo proporzionato alla quantità e alla qualità del lavoro svolto – e, unitamente, ad una specifica indennità, la c.d. indennità di trasferta.
Quest’ultima è concessa al lavoratore in ristoro del disagio arrecatogli a seguito della modifica temporanea del luogo di esecuzione della prestazione, ma anche a copertura delle spese relative alla trasferta stessa, le quali possono riguardare:
La misura dell’indennità è normalmente correlata ai giorni trascorsi in trasferta dal lavoratore.
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto in maniera strutturale stringenti disposizioni in materia di trasferte e rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (ad eccezione di quelle effettuate mediante autoservizi pubblici di linea). Il rimborso, per godere del regime di deducibilità ai fini Ires/Irpef e Irap, nonché evitare l’imponibilità ai fini dei redditi di lavoro dipendente, è consentito per le spese effettuate esclusivamente con metodi di pagamento tracciabili. Diversamente è prevista l’indeducibilità di tali costi per l’azienda e, per il lavoratore, la tassazione di tali importi. La finalità di questa misura è quella di contrastare l’evasione fiscale che, specie in tale ambito, risulta essere piuttosto elevata. Dal 2025, infatti, le spese per le trasferte o le missioni non concorreranno a formare il reddito solo se le stesse saranno sostenute con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’ articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241(carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).
A norma dell’art. 51, comma 5, Tuir le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito fino ad un ammontare di euro 46,48 al giorno, elevati ad euro 77,47 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto. In caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative all’alloggio, al vitto, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, durante dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di euro 15,49, elevati a euro 25,82 per le trasferte all’estero.
Si rileva la necessità, ove venissero erogate indennità esenti nei limiti sopra esposti, di documentare mensilmente le trasferte eseguite dai dipendenti mediante la compilazione di una nota di trasferta, con l’indicazione di elementi analitici sottoscritti dal dipendente, che possano giustificare l’erogazione in parola. Si suggerisce un possibile schema:
A decorrere dal 1° gennaio 2025, per le spese relative al trasporto l’obbligo di tracciabilità delle stesse riguarda allo stesso modo sia le trasferte effettuate dal dipendente nel territorio comunale che quelle fuori da tale luogo. Per le spese di vitto e alloggio, invece, il suddetto obbligo di tracciabilità è valido per le sole trasferte effettuate fuori dal territorio comunale.
Nella pratica, il dipendente in trasferta dovrà essere munito di una carta di credito, personale o aziendale, per fare fronte alle spese correnti, quali il taxi e il ristorante. Qualora il dipendente non dovesse utilizzare uno dei metodi tracciabili prescritti dalla norma, restando esclusa la possibilità per il datore di lavoro di non rimborsare i costi sostenuti per la trasferta, gli stessi saranno assoggettati a imposte e contributi e, in sostanza, al lavoratore verranno accreditate delle somme nette inferiori rispetto agli importi effettivamente spesi.
Si ritiene, pertanto, che l’adozione di sistemi di pagamento elettronici da mettere a disposizione dei dipendenti, unitamente all’archiviazione delle distinte e giustificativi di trasferta possa rappresentare una best practiceefficiente per poter superare le nuove limitazioni.
Rispetto ai rimborsi chilometrici da erogare ai dipendenti in caso di utilizzo della propria autovettura per l’incarico ricevuto dal datore di lavoro o committente, per rimborsare le spese da questi sopportate, si assume il costo chilometrico.
Contribuiscono al costo chilometrico riferibile ad ogni singolo autoveicolo/motoveicolo due tipi di elementi:
– i componenti proporzionali al grado di utilizzo del veicolo (carburante, pneumatici, manutenzione e riparazione);
– i componenti non proporzionali o fissi (quota di ammortamento capitale, quota interessi sul capitale investito, assicurazione per la responsabilità civile, pedaggio, parcheggio e tassa automobilistica).
Per conteggiare il rimborso chilometrico da erogare al lavoratore che si serve della propria autovettura per esigenze lavorative, si moltiplica il numero dei chilometri percorsi per il costo chilometrico corrispondente alla tipologia, alla marca e al modello dell’auto utilizzata.
Se il modello di autovettura impiegata dal dipendente non compare tra quelli compresi nelle tabelle Aci (ad esempio, perché non è ancora stato immesso in commercio), si considera l’importo corrispondente al modello di autovettura similare per caratteristiche.
Le indennità chilometriche per l’utilizzo del veicolo proprio ai sensi della Rm 30 ottobre 2015, n. 92/E, sono esenti ai fini fiscali se le trasferte sono compiute fuori dai confini comunali.
Per l’accesso al beneficio è necessario che i rimborsi siano determinati in base alle tabelle approvate annualmente dall’Aci, considerati la percorrenza, il tipo di automezzo usato dal dipendente e il costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura e che tali elementi risultino dalla documentazione giustificativa interna conservata dal datore di lavoro, che l’azienda è tenuta ad esibire ai verificatori in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di finanza.
Quando la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere dalla propria residenza la località di missione risulta inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, il rimborso è esente da ogni tassa o contributo, mentre, se il tragitto casa-destinazione si rivela più lungo rispetto a quello lavoro-destinazione, il rimborso chilometrico può essere erogato in misura piena, ma la quota parte riferibile alla tratta casa-lavoro deve considerarsi reddito imponibile Irpef ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del Dpr 917/1986.
L’agenzia delle Entrate, con il comunicato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 30 dicembre 2024, Serie Generale, n. 304, ha reso note le tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motoveicoli elaborate dall’Aci con decorrenza dal 1° gennaio 2025. Da rilevare, quindi, la variazione della disciplina fiscale per i veicoli concessi in uso promiscuo con contratti stipulati dal 1° gennaio 2025, così come riportato nella nostra precedente informativa del 09.01.2025.
Dal 1° gennaio 2025 si rileva:
La classificazione degli autoveicoli è stabilita in base a un triplice criterio:
– la categoria di veicolo (autoveicolo, motoveicolo e autocaravan);
– la tipologia di alimentazione (a benzina, a gasolio, a benzina-GPL, a benzina-metano, elettrici, ibridi plug-in, ibrido-benzina e ibrido-gasolio);
– la circostanza che i veicoli siano in produzione ovvero fuori produzione.
I fringe benefits auto rappresentano benefici accessori in natura concessi dall’impresa a dipendenti e collaboratori.
A differenza della retribuzione e dei compensi, sono tassati e quantificati con criteri che si differenziano
Il reddito fiscalmente imponibile è considerato al netto delle somme eventualmente trattenute o corrisposte dal dipendente nello stesso periodo d’imposta per l’impiego del veicolo (metodo della trattenuta o del versamento).
Separatamente avviene la quantificazione dell’imponibile relativo ad oneri accessori, quali ad esempio box o parcheggi concessi al dipendente e connessi all’uso del veicolo.
Esempio di calcolo del fringe benefit:
I consulenti dello Studio sono a disposizione per ogni chiarimento utile.
La presente circolare ha finalità formative e divulgative; le informazioni contenute non costituiscono profili di responsabilità legali a carico di Studio Birtolo & Partners. Si invita a rivolgersi ai professionisti dello Studio per ogni ulteriore approfondimento.
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