• lavoro agile e rimborso spese al lavoratore;
• lavoro agile e fruizione dei permessi a ore;
• welfare aziendale per l’anno 2021;
• contribuzione a fini pensionistici nei casi di part time verticale o ciclico.

1. Lavoro agile e rimborso spese al lavoratore

L’Agenzia delle Entrate, in risposta ad un interpello, ha affermato che le somme corrisposte a titolo di rimborso spese ai propri dipendenti che svolgono la prestazione lavorativa in modalità di lavoro agile, non siano imponibili ai fini IRPEF, non costituendo reddito da lavoro dipendente. I dipendenti, infatti, affrontano consumi nell’interesse esclusivo del datore di lavoro (ad esempio, energia elettrica, carta per stampe, costi per i servizi igienici, utilizzo climatizzatore o riscaldamento). L’erogazione di somme a titolo di rimborso, anche se corrisposte dal datore di lavoro, non costituiscono un arricchimento in capo al beneficiario, ma si configurano quale mera reintegrazione patrimoniale di un costo sostenuto nell’esclusivo interesse del datore di lavoro stesso.

L’Agenzia precisa altresì che, in sede di determinazione del reddito di lavoro dipendente, le spese sostenute dal lavoratore e rimborsate in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile solo nell’ipotesi in cui il legislatore abbia previsto un criterio volto a determinarne la quota che, dovendosi ritenere riferibile all’uso nell’interesse del datore di lavoro, può essere esclusa dall’imposizione. Al riguardo, nella Risoluzione n. 74/E/2017, l’Agenzia ha affermato che, qualora il legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, le spese sostenute dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro devono essere determinate in base a elementi oggettivi e documentalmente accertabili al fine di evitare che il rimborso ricorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.

1. Lavoro agile e fruizione permessi ex L. 104/1992

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro è intervenuto per fornire un importante chiarimento in materia di fruibilità frazionata ad ore dei permessi, quindi anche ex L. 104/1992, durante il lavoro agile (smart working). Se da un lato, infatti, per definizione il lavoro agile è svincolato da vincoli di orario di lavoro, dall’altro non si può escludere la possibilità della fruibilità frazionata ove il lavoratore ritenga che le proprie esigenze di conciliazione vita-lavoro non siano compatibili con la propria organizzazione in modalità agile.

Diversamente, ove si ritenga che l’esigenza personale potrà essere soddisfatta durante la propria

modulazione organizzativa dell’attività lavorativa, non sarà necessario ricorrere allo strumento del permesso orario.

• Welfare aziendale 2021

Un emendamento al nuovo Decreto Sostegni proroga anche per il 2021 l’aumento del tetto dell’esenzione fiscale dei fringe benefit previsti dall’articolo 51, comma 3, da 258,23 euro a 516,46 euro, una misura volta al sostegno sia del reddito dei lavoratori alla ripresa dei consumi interni, oltre a rappresentare un vantaggio fiscale per le imprese. Si tratta di beni e servizi che il datore di lavoro può riconoscere anche ad personam, quindi senza i vincoli che devono essere rispettati da altri strumenti di welfare aziendale.

1. Contribuzione a fini pensionistici nei casi di part time verticale o ciclico

Sulla scorta dell’attuale consolidato orientamento giurisprudenziale, sia a livello europeo che nazionale, la Legge di Bilancio 2021 ha superato la questione riferita alla necessità che il contratto part-time di tipo verticale o ciclico non sia distinto dalla generalità dei rapporti di lavoro part-time al fine della valutazione dei periodi non lavorati nel calcolo dell’anzianità contributiva utile per il diritto a pensione.

La citata Legge, infatti, all’articolo 1, comma 350, stabilisce che “il periodo di durata del contratto di lavoro a tempo parziale, che prevede che la prestazione lavorativa sia concentrata in determinati periodi, è riconosciuto per intero utile ai fini del raggiungimento dei requisiti di anzianità lavorativa per l’accesso al diritto alla pensione”.

L’INPS chiarisce che il riconoscimento dei periodi, a prescindere dalla loro collocazione temporale, trova applicazione relativamente ai contratti di lavoro part-time di tipo verticale o ciclico in corso, ovvero esauriti, e per l’intero periodo di durata degli stessi. Rimane ferma la decorrenza della norma istitutiva del rapporto di lavoro part-time, l’articolo 5 del decreto-legge n. 726/1984; ne consegue che la disposizione in esame non può, in ogni caso, trovare applicazione con riferimento a periodi di lavoro che si collochino temporalmente prima dell’entrata in vigore del citato decreto-legge.

L’INPS precisa che sono esclusi, altresì, i periodi non lavorati e non retribuiti per sospensione del rapporto di lavoro senza retribuzione derivanti da causa diversa dal part-time.

La previsione normativa non determina conseguenze dal punto di vista della imposizione contributiva, ma rileva soltanto ai fini del calcolo dei periodi che saranno accreditati ai fini dell’anzianità contributiva utile al pensionamento.

A tal fine la Legge di Bilancio 2021 dispone che, il numero delle settimane da assumere ai fini pensionistici si determina rapportando il totale della contribuzione annuale al minimale contributivo settimanale. Da ciò discende che, in caso di rapporto di lavoro a tempo parziale, tutte le settimane nell’ambito della durata dello stesso saranno valutate per intero, ai fini dell’anzianità di diritto, a condizione che la retribuzione accreditata nel periodo annuale di riferimento sia almeno pari all’importo minimale di retribuzione previsto per l’anno considerato; in difetto, verrà riconosciuto un numero di contributi pari al rapporto fra l’imponibile retributivo annuo e il minimale settimanale pensionistico vigente nello stesso anno, ai sensi e per gli effetti

dell’articolo 7, comma 2, del decreto-legge n. 463/1983.

Conseguentemente l’anzianità contributiva dei periodi di attività svolta in part-time, ai fini della

misura della prestazione pensionistica, va imputata nel rispetto dei parametri in vigore, proporzionalmente all’orario di lavoro svolto, e determinata dal rapporto fra le ore retribuite in

ciascun anno solare e il numero delle ore settimanali previste dal contratto per i lavoratori a

tempo pieno.

Con riferimento ai contratti di lavoro part-time di tipo verticale o ciclico in itinere, in considerazione della non disponibilità di dette informazioni negli archivi dell’Istituto, sarà necessario che l’assicurato presenti domanda alla Struttura territoriale competente per residenza, in fase di prima applicazione, tramite PEC ovvero attraverso il servizio on-line di segnalazione contributiva (c.d. FASE), secondo le consuete modalità.

La domanda dovrà essere corredata dall’attestazione del datore di lavoro compilata secondo il

modello allegato alla circolare esplicativa INPS ovvero, da una dichiarazione sostitutiva di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 del 2000, anch’esso allegato alla circolare dell’Istituto, sottoscritta dall’interessato, con l’indicazione degli eventuali periodi di sospensione del rapporto di lavoro senza retribuzione, completa della copia del contratto di lavoro part-time di tipo verticale o ciclico al quale la stessa si riferisce. Ciò consentirà all’Istituto di procedere al relativo accredito riferito ai soli periodi non lavorati in ragione del contratto part-time di tipo verticale o ciclico.

Con riferimento ai contratti di lavoro a tempo parziale di tipo verticale o ciclico esauriti prima della data di entrata in vigore della Legge di Bilancio 2021, si intendono tali i contratti conclusi per cessazione del rapporto e quelli per i quali il rapporto di lavoro sia stato trasformato da part-time di tipo verticale o ciclico a tempo pieno precedentemente all’entrata in vigore della medesima norma. Il riconoscimento dei periodi non interamente lavorati è subordinato alla presentazione di apposita domanda dell’interessato corredata da idonea documentazione. L’interessato dovrà presentare domanda alla Struttura territoriale competente per residenza, in fase di prima applicazione, tramite PEC ovvero attraverso il servizio on-line di segnalazione contributiva (c.d. FASE), secondo le consuete modalità, allegando i modelli sopra citati e il contratto di lavoro.

In caso di azienda cessata il lavoratore produrrà un’autocertificazione rilasciata ai sensi degli articoli 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 corredata dal contratto a tempo parziale stipulato tra le parti, da cui risulti l’articolazione della prestazione lavorativa. Anche in tal caso dovranno essere resi noti eventuali eventi sospensivi del rapporto di lavoro.

In caso in cui il lavoratore abbia più rapporti di lavoro con contratto part-time di tipo verticale o ciclico, potrà presentare un’unica domanda allegando un modello di certificazione, con il relativo contratto di lavoro, per ogni datore di lavoro coinvolto.

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La modalità di esposizione dei chilometri rimborsati nel cedolino paga, prevede una voce in competenza con l’indicazione “Rimborso KM esente”; si ricorda che l’esposizione nel LUL è comunque obbligatoria nonostante il rimborso sia stato già effettuato per cassa.
I criteri di rimborso delle spese e dei chilometri richiesti dal dipendente/collaboratore possono essere gestiti secondo tre possibiili princìpi:

1. Forfettario;
2. Analitico;

Il rimborso forfettario è determinato senza considerare necessariamente le “spese vive” sostenute dal dipendente, ma si basa sul principio di indennizzo omnicomprensivo a favore del lavoratore; tale modalità prevede l’assoggettamento complessivo delle somme erogate e l’indicazione nel libro unico del lavoro, quale “rimborso spese non documentate” .

Il rimborso analitico si sostanzia nella rendicontazione puntuale delle spese sostenute dal dipendente attraverso la conservazione dei documenti fiscali attestanti il bene o servizio acquistato, la data certa, il costo complessivo. I valori in oggetto vengono rimborsati ed esposti all’interno del cedolino con la voce paga “Rimborso a piè di lista”.

Il rimborso misto contempla la contemporaneità del criterio analitico e di quello forfettario.

In presenza di missione fuori dal comune della sede abituale, il dipendente può aver diritto in aggiunta alle spese sostenute per il  viaggio ed il  trasporto, ad una diaria esente sino ad Euro 46,48.
Tale valore viene ridotto di 1/3 sino a 30,99 in caso di rimborso delle spese di alloggio, o di vitto; nella misura di 2/3 sino a 15,49 in presenza di rimborso per entrambe le spese di vitto e alloggio.
La normativa fiscale prevede che l’azienda possa portare in deducibilità al massimo Euro 180,76 giornaliere per le spese di vitto ed alloggio, mentre per quanto attiene spese di viaggio e di trasporto, non esistono limiti di esenzione purchè le stesse siano attinenti alla missione (Art.109 del TUIR).

Ai fini di una corretta prassi amministrativa, si consiglia di predisporre una lettera di incarico che giustifichi la missione aziendale e l’erogazione del rimborso spese o chilometrico.

Tale impostazione non è limitata ai soli dipendenti, bensì anche ai soci, amministratori e collaboratori; da rilevare, inoltre, che il mezzo di trasporto utilizzato dal dipendente non debba essere necessariamente di proprietà, quindi la nota spese  potrebbe riportare ad esempio i dati  di un veicolo di un familiare.

La composizione della lettera di incarico dovrebbe essere cosi composta:

• Nominativo della persona che svolge la missione aziendale;
• Motivazione della missione, dettagliando la data oppure il numero di giornate all’interno di un periodo limitato(consigliabile il mese);
• Luogo di destinazione della missione.

ESEMPIO:

La nota spese ed il rimborso chilometrico, successivi alla missione dovranno contenere i seguenti dati:

• Nominativo della persona che richiede il rimborso;
• Luogo di svolgimento della missione;
• Dati dell’automezzo utilizzato (tipo, modello, alimentazione, potenza in cavalli fiscali);
• Valore del rimborso per ogni chilometro di percorrenza espresso in Euro e totale da rimborsare; le voci comprese nei costi chilometrici sono le seguenti:
  i) quota ammortamento capitale;
  ii)quota interessi sul capitale investito;
  iii)assicurazione RCA;

1. iv) tassa automobilistica;
   v) carburante;
   vi) pneumatici;
   vii) riparazioni e manutenzioni.

• Firma del dipendente/collaboratore il consenso esplicito all’utilizzo del veicolo da parte del soggetto incaricato.

ESEMPIO:

Non fanno parte del rimborso chilometrico i pedaggi autostradali ed i costi per i parcheggi, per i quali può essere richiesto un rimborso a parte, cosi come ulteriori elementi accessori connessi alla mobilità del dipedente in presenza di missione aziendale (Ecopass, dogana, etc.)
Solo dopo aver ricevuto dal dipendente la nota spese sottoscritta, la società potrà autorizzare e liquidare l’indennità richiesta contestualmente alla presentazione ovvero in concomitanza del pagamento degli stipendi; in entrambi i casi è obbligatoria la registrazione dei rimborsi sul Libro Unico del Lavoro entro il periodo di paga successivo alla nota spese, cosi come previsto dalla Legge 133/08.

La conservazione delle note spese dei dipendenti è a carico del datore di lavoro che dovrà esibirla dietro  richiesta  degli organi ispettivi; l’arco temporale di conservazione segue la logica dei documenti contabili, quindi dieci anni. Con risoluzione 96/E/2017 L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’impresa può dematerializzare la conservazione dei giustificativi relativi alle note spese dei dipendenti al termine del pagamento da parte del datore di lavoro, purchè i giustificativi di spesa siano immodificabili e archiviati elettronicamente.

Cordiali saluti.

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