I rimborsi chilometrici sono valori corrisposti a favore di lavoratori dipendenti, amministratori e collaboratori della società, quale contropartita economica per l’utilizzo di un veicolo durante lo svolgimento dell’attività lavorativa; essendo equiparati ai rimborsi spese a piè di lista sono totalmente deducibili purchè il valore risulti congruo con i limiti stabiliti dalle tariffe ACI.
Il diritto alla corresponsione di un rimborso chilometrico può essere esercitato quando il lavoratore viene comandato in missione presso un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro, naturalmente con un autoveicolo proprio; viene, quindi, escluso il diritto al rimborso chilometrico per il tragitto casa-lavoro, al contrario seppure concesso sarebbe equiparato alla normale retribuzione sia in termini di assoggettamento fiscale che contributivo.
La modalità di esposizione dei chilometri rimborsati nel cedolino paga, prevede una voce in competenza con l’indicazione “Rimborso KM esente”; si ricorda che l’esposizione nel LUL è comunque obbligatoria nonostante il rimborso sia stato già effettuato per cassa.
I criteri di rimborso delle spese e dei chilometri richiesti dal dipendente/collaboratore possono essere gestiti secondo tre possibiili princìpi:
Il rimborso forfettario è determinato senza considerare necessariamente le “spese vive” sostenute dal dipendente, ma si basa sul principio di indennizzo omnicomprensivo a favore del lavoratore; tale modalità prevede l’assoggettamento complessivo delle somme erogate e l’indicazione nel libro unico del lavoro, quale “rimborso spese non documentate” .
Il rimborso analitico si sostanzia nella rendicontazione puntuale delle spese sostenute dal dipendente attraverso la conservazione dei documenti fiscali attestanti il bene o servizio acquistato, la data certa, il costo complessivo. I valori in oggetto vengono rimborsati ed esposti all’interno del cedolino con la voce paga “Rimborso a piè di lista”.
Il rimborso misto contempla la contemporaneità del criterio analitico e di quello forfettario.
In presenza di missione fuori dal comune della sede abituale, il dipendente può aver diritto in aggiunta alle spese sostenute per il viaggio ed il trasporto, ad una diaria esente sino ad Euro 46,48.
Tale valore viene ridotto di 1/3 sino a 30,99 in caso di rimborso delle spese di alloggio, o di vitto; nella misura di 2/3 sino a 15,49 in presenza di rimborso per entrambe le spese di vitto e alloggio.
La normativa fiscale prevede che l’azienda possa portare in deducibilità al massimo Euro 180,76 giornaliere per le spese di vitto ed alloggio, mentre per quanto attiene spese di viaggio e di trasporto, non esistono limiti di esenzione purchè le stesse siano attinenti alla missione (Art.109 del TUIR).
Ai fini di una corretta prassi amministrativa, si consiglia di predisporre una lettera di incarico che giustifichi la missione aziendale e l’erogazione del rimborso spese o chilometrico.
Tale impostazione non è limitata ai soli dipendenti, bensì anche ai soci, amministratori e collaboratori; da rilevare, inoltre, che il mezzo di trasporto utilizzato dal dipendente non debba essere necessariamente di proprietà, quindi la nota spese potrebbe riportare ad esempio i dati di un veicolo di un familiare.
La composizione della lettera di incarico dovrebbe essere cosi composta:
ESEMPIO:
La nota spese ed il rimborso chilometrico, successivi alla missione dovranno contenere i seguenti dati:
ESEMPIO:
Non fanno parte del rimborso chilometrico i pedaggi autostradali ed i costi per i parcheggi, per i quali può essere richiesto un rimborso a parte, cosi come ulteriori elementi accessori connessi alla mobilità del dipedente in presenza di missione aziendale (Ecopass, dogana, etc.)
Solo dopo aver ricevuto dal dipendente la nota spese sottoscritta, la società potrà autorizzare e liquidare l’indennità richiesta contestualmente alla presentazione ovvero in concomitanza del pagamento degli stipendi; in entrambi i casi è obbligatoria la registrazione dei rimborsi sul Libro Unico del Lavoro entro il periodo di paga successivo alla nota spese, cosi come previsto dalla Legge 133/08.
La conservazione delle note spese dei dipendenti è a carico del datore di lavoro che dovrà esibirla dietro richiesta degli organi ispettivi; l’arco temporale di conservazione segue la logica dei documenti contabili, quindi dieci anni. Con risoluzione 96/E/2017 L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’impresa può dematerializzare la conservazione dei giustificativi relativi alle note spese dei dipendenti al termine del pagamento da parte del datore di lavoro, purchè i giustificativi di spesa siano immodificabili e archiviati elettronicamente.
Cordiali saluti.